Chính sách đổi trả hàng

CHÍNH SÁCH ĐỔI TRẢ HÀNG HÓA
Công ty TNHH Thực phẩm Nguyên Phong luôn coi trọng chất lượng sản phẩm và quyền lợi của khách hàng. Chính sách đổi trả được xây dựng nhằm xử lý nhanh chóng, minh bạch những trường hợp hàng hóa không phù hợp với đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng đối với hàng hóa do Công ty TNHH Thực phẩm Nguyên Phong trực tiếp cung cấp cho khách hàng, bao gồm:
  • Trường học và cơ sở giáo dục;
  • Bếp ăn tập thể;
  • Nhà hàng, khách sạn và cơ sở lưu trú;
  • Doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức;
  • Khách hàng mua lẻ hoặc mua hàng qua website, điện thoại và các kênh bán hàng chính thức của Nguyên Phong.
Trường hợp hợp đồng giữa hai bên có quy định riêng về đổi trả, nội dung trong hợp đồng được ưu tiên áp dụng, nhưng không làm hạn chế các quyền bắt buộc của khách hàng theo quy định pháp luật.
2. Các trường hợp được đổi trả
  • Nguyên Phong tiếp nhận đổi trả hoặc xử lý hàng hóa trong các trường hợp:
  • Giao sai sản phẩm, quy cách, thương hiệu hoặc chủng loại;
  • Giao thiếu hoặc thừa số lượng so với chứng từ giao nhận;
  • Sản phẩm bị hư hỏng, dập nát, biến dạng hoặc rách bao bì trước khi bàn giao;
  • Hàng hóa có dấu hiệu ôi thiu, biến chất, mùi hoặc màu sắc bất thường;
  • Sản phẩm hết hạn hoặc có hạn sử dụng không đúng với thỏa thuận;
  • Nhiệt độ sản phẩm không phù hợp do lỗi bảo quản hoặc vận chuyển thuộc trách nhiệm của Nguyên Phong;
  • Chất lượng, trọng lượng hoặc quy cách không đáp ứng tiêu chuẩn đã thống nhất;
  • Hàng hóa bị cơ quan có thẩm quyền cảnh báo, yêu cầu thu hồi hoặc xác định không bảo đảm an toàn;
  • Các trường hợp khác được hai bên xác nhận là lỗi thuộc trách nhiệm của Nguyên Phong hoặc nhà cung cấp liên quan.
Đối với lỗi tiềm ẩn, nguy cơ mất an toàn hoặc vấn đề không thể phát hiện bằng kiểm tra thông thường tại thời điểm nhận hàng, Nguyên Phong vẫn tiếp nhận phản ánh trong thời hạn sử dụng của sản phẩm và xử lý trên cơ sở hồ sơ truy xuất, điều kiện bảo quản cùng các bằng chứng liên quan.
3. Thời gian thông báo
  • Lỗi có thể nhận biết khi giao hàng: Khách hàng nên kiểm tra số lượng, chủng loại, bao bì và tình trạng cảm quan ngay khi nhận hàng. Nếu phát hiện sai lệch, khách hàng thông báo trực tiếp cho nhân viên giao hàng và ghi nhận trên phiếu hoặc biên bản giao nhận.
  • Lỗi phát hiện sau khi nhận hàng: Đối với vấn đề chỉ phát hiện trong quá trình bảo quản, sơ chế hoặc sử dụng, khách hàng vui lòng thông báo cho Nguyên Phong ngay khi phát hiện và trong thời hạn sử dụng của sản phẩm.
Việc thông báo sớm giúp hai bên bảo quản hiện trạng, kiểm tra hồ sơ và truy xuất nguyên nhân chính xác hơn.
4. Điều kiện tiếp nhận đổi trả
Để quá trình xác minh được thuận lợi, khách hàng vui lòng:
  • Bảo quản sản phẩm theo đúng điều kiện được hướng dẫn;
  • Tạm dừng sử dụng khi phát hiện dấu hiệu không bảo đảm an toàn;
  • Giữ lại sản phẩm, bao bì, nhãn, số lô hoặc thông tin nhận diện nếu có;
  • Cung cấp hình ảnh hoặc video thể hiện tình trạng hàng hóa;
  • Cung cấp phiếu giao hàng, hóa đơn, mã đơn hàng hoặc thông tin liên quan;
  • Không tự ý tiêu hủy toàn bộ hàng hóa trước khi hai bên hoàn tất việc ghi nhận, trừ trường hợp cần xử lý khẩn cấp để bảo đảm an toàn.
  • Đối với thực phẩm tươi sống, Nguyên Phong có thể đề nghị khách hàng giữ lại mẫu đại diện trong điều kiện bảo quản phù hợp để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu.
5. Phương án xử lý
Sau khi tiếp nhận và xác minh phản ánh, Nguyên Phong sẽ thống nhất với khách hàng một trong các phương án:
  • Đổi sản phẩm cùng loại đạt yêu cầu;
  • Giao bổ sung phần hàng còn thiếu;
  • Thu hồi và thay thế bằng sản phẩm khác có giá trị tương đương;
  • Điều chỉnh số lượng hoặc giá trị thanh toán;
  • Khấu trừ vào công nợ hoặc đơn hàng tiếp theo;
  • Hoàn lại một phần hoặc toàn bộ giá trị sản phẩm không đạt yêu cầu;
  • Áp dụng phương án khác theo thỏa thuận giữa hai bên.
Đối với trường học, bếp ăn tập thể hoặc đơn vị cần thực phẩm để phục vụ trong ngày, Nguyên Phong ưu tiên phương án thay thế hoặc giao bổ sung nhanh nhất trong khả năng cung ứng.
6. Chi phí đổi trả
  • Nguyên Phong chịu chi phí thu hồi, đổi trả và giao hàng thay thế khi nguyên nhân được xác định thuộc trách nhiệm của công ty.
  • Nếu kết quả xác minh cho thấy sản phẩm bị ảnh hưởng do việc bảo quản, vận chuyển, sơ chế hoặc sử dụng không đúng hướng dẫn sau khi đã bàn giao, chi phí phát sinh sẽ được hai bên trao đổi và thống nhất trước khi xử lý.
7. Các trường hợp chưa đủ điều kiện đổi trả
Nguyên Phong có thể từ chối đổi trả khi có căn cứ xác định:
  • Khách hàng thay đổi nhu cầu sau khi sản phẩm đã được giao đúng thỏa thuận;
  • Sản phẩm được đặt riêng, sơ chế hoặc đóng gói theo yêu cầu nhưng không có lỗi;
  • Hàng hóa bị hư hỏng do khách hàng bảo quản sai nhiệt độ hoặc không đúng hướng dẫn;
  • Bao bì bị mở, sản phẩm bị chia nhỏ, chế biến hoặc trộn lẫn làm mất khả năng xác định nguyên nhân;
  • Sản phẩm đã hết hạn sử dụng do lưu giữ quá thời gian sau khi giao;
  • Sự khác biệt về kích thước, màu sắc hoặc hình dáng nằm trong đặc tính tự nhiên và tiêu chuẩn đã thỏa thuận của nông sản, thủy sản hoặc thực phẩm tươi sống;
  • Không có thông tin, sản phẩm hoặc bằng chứng cần thiết để xác định đơn hàng và nguyên nhân.
Các trường hợp trên không áp dụng nếu sản phẩm có nguy cơ mất an toàn, thuộc diện thu hồi hoặc có lỗi tiềm ẩn phát sinh từ trước thời điểm bàn giao.
8. Quy trình tiếp nhận và xử lý
Khi cần đổi trả, khách hàng thực hiện theo các bước:
  • Liên hệ với Nguyên Phong và cung cấp thông tin đơn hàng;
  • Gửi hình ảnh, video hoặc tài liệu thể hiện tình trạng sản phẩm;
  • Bảo quản nguyên trạng hàng hóa theo hướng dẫn;
  • Phối hợp để Nguyên Phong kiểm tra, thu hồi hoặc lấy mẫu nếu cần;
  • Hai bên xác nhận nguyên nhân và thống nhất phương án xử lý;
  • Nguyên Phong tiến hành đổi hàng, điều chỉnh công nợ hoặc hoàn tiền theo kết quả đã thống nhất.
9. Thời gian xử lý
  • Nguyên Phong xác nhận việc tiếp nhận phản ánh trong thời gian sớm nhất sau khi nhận đủ thông tin.
  • Các trường hợp có thể xác định ngay sẽ được ưu tiên xử lý trong ngày. Trường hợp cần kiểm tra nhà cung cấp, truy xuất lô hàng, lấy mẫu hoặc kiểm nghiệm, thời gian xử lý sẽ được thông báo cụ thể cho khách hàng.
  • Việc hoàn tiền, nếu có, được thực hiện sau khi hai bên hoàn tất xác nhận và các thủ tục chứng từ liên quan.
10. Thu hồi sản phẩm không bảo đảm an toàn
Khi phát hiện hoặc nhận được cảnh báo về sản phẩm có nguy cơ không bảo đảm an toàn, Nguyên Phong sẽ chủ động:
  • Thông báo cho khách hàng có liên quan;
  • Tạm dừng cung cấp lô hàng;
  • Xác định phạm vi và số lượng sản phẩm cần thu hồi;
  • Phối hợp thu hồi, cách ly hoặc xử lý sản phẩm;
  • Truy xuất nguồn gốc và thông báo kết quả xử lý;
  • Phối hợp với cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
An toàn của người sử dụng được ưu tiên trong mọi quyết định xử lý sự cố.
11. Thông tin tiếp nhận đổi trả
Khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Thực phẩm Nguyên Phong
Hotline: 096 358 3355
Email: thucphamnguyenphong@gmail.com
Website: https://npf.vn
Bộ phận phụ trách: Chăm sóc khách hàng
Thời gian tiếp nhận: 06h00 đến 17h00 hàng ngày
Nguyên Phong cam kết tiếp nhận phản ánh với tinh thần hợp tác, minh bạch và trách nhiệm, bảo đảm quyền lợi chính đáng của khách hàng và an toàn của người sử dụng.